JN江南官方实验室与设备管理部

实验室工作档案管理办法

实验室工作档案是实验室建设与发展的记载，是实验室工作的重要组成部分，实验室工作档案可采用纸质档案或电子档案。为了进一步加强和规范实验室工作档案的管理，特对原《佛山科学技术学院实验室工作档案管理办法》（佛科院设备〔2015〕4号）修订制定本办法。

一、实验室工作档案管理体制

1．实验室工作档案的管理，实行集中与分散相结合的管理体制。实验室工作档案在主管院长（主任）领导下，由各实验室负责档案实体的管理。各实验室必须委派专人负责档案的收集、整理、归档、著录及统计分析工作。实验室主任负责档案管理及监督检查工作。

2．实验室工作档案必须保持真实性、完整性、规范性和连续性，自实验室建立之日起开始建档，逐年积累，严加管理。

3．档案管理人员要高度负责，及时收集，定期整理，严格档案借阅手续。管理人员因工作变动时，要及时办理移交手续。

4．各实验室原则上要求设立专门的档案柜保管档案，有条件的可以参照档案馆统一标准采用分体式五层档案柜，确保档案的安全。不具备档案安全保管条件时，要委托学院（信息中心）档案人员代为保管。

5．实验室主任要切实加强对档案的管理及监督检查，各实验室初步整理好的文件材料须经实验室主任审核后，及时归档。

二、实验室工作档案归档范围

1．规章制度材料类（SB11.1）

（1）实验室建制批文（含实验室建立、合并、调整、撤消等）；

（2）实验室自订的规章制度。

2．各类统计报表、请示报告类（SB11.2）

（1）实验室任务及人员情况学年度统计表；

（2）实验室学年度开出实验项目明细表；

（3）实验室人员学年度基本情况明细表；

（4）实验室教学科研固定资产明细表（单价为1000元及以上设备）；

（5）实验室教学科研精密贵重仪器设备年度效益评价表[单台（套）价为10万元及其以上设备]。

3．实验室管理类（SB11.3）

（1）实验室房屋的位置、平面结构图、详细用途及面积资料；

（2）实验室建设规划及执行情况，实验室建设项目计划及执行情况等；

（3）实验室工作的评估资料，奖惩情况；

（4）实验室学期工作计划及总结等；

（5）实验室学期开放管理记录、实验室运行日志、三废处理及安全检查记录等；

（6）实验室承担的科研、技术开发项目及研究成果（包括论文、鉴定、专利及获奖情况）；

（7）实验室年度经费及使用情况；

（8）实验室改建、扩建情况等。

4．实验人员管理类（SB11.4）

（1）实验室主任岗位职责与工作人员岗位责任制；

（2）实验室工作人员情况及其变更情况；

（3）实验室人员参加学术会议及培训考核记录及工作人员年度考核表；

（4）实验室人员参加教研、科研记录及获奖和荣誉称号等记录。

5．实验教学管理类（SB11.5）

（1）实验教学运行资料

①人才培养计划、实验教学大纲、实验教材、实验指导书及参考资料；

②每学年度实验教学课表及学期教学日历；

③实验登记表、实验教学内容调整表；

④实验教学改革方面的资料，包括教研课题、各种基金支持的改革项目等形成的系列材料。

（2）实验教学质量监控资料

①各类实验教学质量检查、评估材料，如新实验试讲试做记录、学生实验抽查等材料；

②历年实验教学考试、考核题及有关分析、记录资料；

③近三年部分学生的实验报告及成绩表。

6．其它（SB11.6）

7．设备管理类（SB12.1）

（1）仪器设备的所有随机资料（各类说明书、图纸、保修凭证等）；

（2）现有设备数量及更新变动情况；

（3）设备运行情况及维护维修记录等；

（4）低值耐用品帐；

（5）大型精密贵重仪器设备技术档案，包括每台仪器设备的使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和仪器设备的报损报废等资料；

（6）仪器设备自制改造等情况资料。

8．声像类（照片SX12.1、录音带SX13.1、录像带SX14.1、
幻灯片SX15.1、磁盘SX16.1、影视胶片SX17.1、缩微胶片SX18.1 光盘SX19.1）：

包括有关实验室活动及仪器设备的照片、影片、录音、录像等声像资料。

三、实验室工作档案常规管理

1．档案材料的收集

实验室应及时把处理完毕的文件材料收回实验室，对不完整的材料，应采取积极措施收集齐全，每学年末把待归档材料进行分类、整理、归档、著录。

2．档案的保管期限

由实验室主任负责鉴定档案的价值，确定各类档案的保管期限。

SB11类档案保管期限分永久和定期(30年、10年)；SB12类档案保管期限分永久、长期（50年）、短期（15年）三种。

3．档案的整理、著录与排列

实验室工作档案依照归档范围划分的类别（按学校档案编码要求）进行统一分类，每一类别依据档案来源、时间、内容再分成若干层次。分类方法可参照学校档案管理中心要求进行。

SB11类归档整理：应按自然件归档，一个自然件(自然形成的文件材料)算一件；

SB12类立卷整理：案卷厚度适宜，一般不超过200页；规格以A4纸为标准，材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附重新打印件；卷内文件的排列，正文在前，附件、历次修改底稿依次排后；批复在前，请示在后。每一案卷端正书写标题。

编制目录：SB11类要求编制盒内目录；SB12类要求编制案卷目录和卷内目录。

案卷排列，可分两种方法，第一种方法：同一年度内，先排SB11类的永久、定期，再排SB12类的永久、长期、短期，后续的年度接着排列(这种方法的好处在于节省空间)。第二种方法：按年度的先后顺序把SB11(永久、定期)排完，相隔足够的空间后，再排不同年度SB12类的永久、长期、短期。后续年度的不同类别分别放在相应的类别后面排列。

4．档案的日常管理

实验室应采取积极措施防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；要做好档案的防盗、防火、防水渍、防潮、防虫害、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

涉密的档案参照学校《档案工作安全保密实施细则》（佛科院﹝2015﹞2号）实行管理。实验室应采取严密管理措施，防止失密和泄密。

5．档案的销毁

对已超过保管期限、经鉴定确已失去保存价值的档案，要登记造册，经分管院长和实验室主任批准后，相关人员在清册上签字，予以销毁。

销毁时要有二人以上监销，材料量大时须到指定的地点进行销毁。

实验室解散或变更时，档案应移交学院或相应的实验室。

6．档案借阅与利用

档案利用者须填写档案调阅单，经实验室主任签批后方能调阅。

档案原则上不予外借。如确需外借的，需经实验室主任签批外借时限并办理外借手续。借阅期限不超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

档案借阅者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。所借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

校外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经分管院长（主任）批准后方可借阅，且不得带离实验室。其抄摘内容须经实验室主任同意且审核后方能带出。

7．其他

各实验室有义务向学校各部门、师生提供档案信息服务，主要包括政策信息、管理信息、设备信息、专题技术信息等。

档案管理人员应配合学校有关部门及人员做好相关咨询工作。

依据国家档案法规、统计法律法规，做好实验室档案统计工作。

四、附则

1．各实验室要积极利用计算机等现代信息技术对档案进行管理，提高管理效率。

2．电子档案须用一次性不可擦写光盘存储，可用U盘、外置硬盘等介质备份。文件采用PDF、TIFF等格式。

3. 本办法由公布之日起实施，并由实验室与设备管理处负责解释。原《佛山科学技术学院实验室工作档案管理办法》（佛科院设备〔2015〕4号）同时废止。