佛山科学技术学院仪器设备类档案管理办法
发布时间：2013-11-13
佛科院〔2012〕98号
第一章 总 则
第一条 为了进一步夯实仪器设备类档案（以下简称设备档案）的基础工作，提高设备档案的质量和管理水平，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥设备档案在我校教学、科研及实验室建设等工作中应有的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《高等学校档案管理办法》（2008年）等有关法律、法规的精神，并结合我校的实际情况，特制定本办法。
第二条 凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等文件材料和实物（包括相应必要的电子文件），以及随机材料均属设备档案。学校资产管理部门为设备档案归档文件整理单位。
第三条 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。
第四条 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证仪器设备文件材料（下简称设备文件材料）的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。
第五条 学校资产管理部门应有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定合适的档案人员，协同学校档案管理中心认真做好设备档案的积累、组卷和移交工作。
第六条 努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的教学和科研工作服务。
第七条 相关部门在布置、检查、总结工作时，要同时布置、检查、总结设备档案管理工作。把设备档案工作纳人专（兼）职档案员的岗位责任制，设备档案工作质量的好坏应与专（兼）职档案员的考核、调级、晋升直接挂钩。
第二章 归档范围的确定
第八条 归档原则
1．须归档的设备管理工作和在仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中所形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有研究价值、参考价值和凭证作用。
2．归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到报废的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
4．作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
第九条 归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。
2．归档的重点是价值5万元以上的仪器设备在各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
3．本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
第十条 不归档的文件材料
1．上级普发（非专指高校）的文件。
2．未定稿的管理性文件材料。
3．未生效的合同、协议书。
4．重份文件。
5．无查考价值的一般性函件。
6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
第三章 立卷归档
第十一条 材料的形成与积累
1．学校资产管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应和保管使用等环节，都应指定专人负责设备文件的积累与管理工作。
2．各归档文件整理部门的专（兼）职档案员的根据本单位历年文件材料的形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。
3．各归档文件整理单位的专（兼）职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
4．从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归入设备管理部门负责，专（兼）职档案员应及时将形成的设备文件材料收集、积累、归档并移交学校档案管理中心。
5．设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
6．重大设备的开箱验收必须有学校档案部门人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收报告上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待供货商补齐后，方可办理相应手续。（此条款是根据原国家教委办公厅1994年1月发布的《高等学校档案工作规范》中《高等学校仪器设备档案工作规范》的要求及根据2008年中国高等教育出版社出版的《高等学校档案管理办法》第九章节的规定）
7．档案管理中心应随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。
8．学校各级设备使用部门的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修和改造做到有变动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
9．归档的设备文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》（书写时必须用黑色字迹钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔、铅笔等）。
10．设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
第十二条 整理组卷
1．设备档案坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专（兼）职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
2．仪器设备文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理。
3．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
4．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
5．引进仪器设备中专用文件夹，可以保持原状，不予拆除。
6．设备文件材料采用卷装、盒装2种保管形式，图件按四号图纸规格，叠成手风琴式。引进设备文件用卷、盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
7．认真填写卷内文件目录、备考表、案卷封面。拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
8．设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。
9．卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
10．拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
11．全部设备文件无论单面或双面，只要是有效书写符号的，每面均为1页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷，在每件文件加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。
12．确定设备档案卷内文件的保管期限，对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为30年保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
13．设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
第十三条 归档移交
1．设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用2个月后，引进设备为索赔期满2个月后，每学期末集中移交一次,其他为次年3月底以前。
2.资产管理部门的专（兼）职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送部门负责人审查，再向档案档案管理中心归档。归档时双方签字，各持一份备查。
3.需要补充的文件材料整理后应及时向档案管理中心移交，若需要对档案管理中心归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准。
第四章 设备档案的管理
第十四条 分类编号
1．根据《中国档案分类法——教育档案分类表》和《高等学校档案管理办法》关于档号的编制原则、设备档案文件材料的内容构成和形成特点，我校设备档案档号的分类由一、二、三级类目代号组成。
2．按单项设备设置三级类目，即有若干个设备设置若干个三级类目。
3．设备档案档号=年度号+设备档案分类号（三级：SB12·12代表行政经费的仪器设备，SB12·13代表教学经费的仪器设备，SB12·14代表科研经费的仪器设备）+案卷号。年度用仪器设备购置的年度。
模式如下：
20XX-SBXX·XX-1～n
（1）20XX代表年度。
（2）一级类目代号“SB”代表设备档案。
（3）二级类目代号XX中，“11”代表综合管理，“12”代表项目管理。
（4）三级类目代号XX，“11”代表项目的综合管理；“12”、“13”、“14”代表经费来源不同的设备项目。
（5）1～n代表案卷号。
第十五条 学校档案管理中心对已接收的案卷，要认真做好编目。
1．在案卷背脊上填写档号，也可另外贴上注有档号的标签，标签下沿距底边40毫米。
2．按分类原则编制仪器设备类档案档号。
3．在案卷的脊背档号栏处书写档号。
4．依据GB3792.5—85《档案著录规则》著录设备档案案卷级、文件级目录。
5．将著录数据及时存贮到档案管理系统中，用计算机进行管理。
第十六条 同一种类相同型号的设备，建档时，只需一套完整资料即可，同时在备考表内注明相同设备所使用的用户。
第十七条 按规定把目录油印在案卷封面及脊背上，并及时做好库房上架工作。
第十八条 设备档案按年度——三级类目横向排列；并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
第十九条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案工作规范》第二章第九条、第十条执行。
第二十条 档案管理中心应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅、利用效果的登记。
第二十一条 本办法自公布之日起实施，过去与此相抵触的有关规定同时废止。档案管理中心负责解释本办法。
附件：佛山科学技术学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表
佛山科学技术学院
2012年11月28日
附件：
佛山科学技术学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综合
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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上级有关仪器、设备、物质管理工作的文件
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30年
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2
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设备工作计划、报告、总结、调查材料仪器、设备管理的规章制度
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30年
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3
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仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
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30年
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4
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仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
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30年
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5
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仪器、设备业务工作的综合性统计材料
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30年
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6
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其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物
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永久或30年
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SB12 仪器设备项目
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
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30年
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2
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上级或主管领导批复和准购批示
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30年
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3
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定购合同（复印件）和会议纪要、记录等
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30年
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4
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进口设备过程中有关的技术商务文件
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30年
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5
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开箱记录及装箱单
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30年
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6
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安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
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30年
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7
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验收报告及文件材料
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30年
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8
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索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见
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30年
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9
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设备说明书及全套随机文件材料
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与设备共存
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10
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使用、检修、故障事故记录（设备履历书）
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与设备共存
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11
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重大事故的调查分析及处理意见
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与设备共存
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12
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技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
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与设备共存
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13
|
其他有价值的文件材料
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30年
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