佛山科学技术学院档案综合管理办法

发布时间：2023-10-26

               （修订）

        （2023年6月25日校长办公会议通过）

第一章    总  则

第一条  为了进一步推进学校档案管理工作规范化、科学化和信息化建设，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在资政育人中的作用，根据新修订的《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  佛山科学技术学院档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，必须做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置检查、总结验收档案工作。

第四条  集中统一管理全校党群、行政、学生、教学、科研、产品、招投标、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、名人等档案，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第五条  学校档案工作实行科学管理，档案工作应纳入学校信息管理网络，采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，以便充分发挥库藏档案资源的信息作用，为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第二章  领导体制机构设置

第六条  学校设立档案管理中心（下简称中心），按照《高等学校档案管理办法》的规定，档案工作由学校校长直接分管。学校根据档案工作的实际情况，配备足够的专职档案干部，业务上受广东省档案局和佛山市档案局监督、指导、检查。中心既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校各类档案的科学文化事业机构。各职能部门和二级学院分别由一位领导分管档案工作，并设一名兼职档案员。

第七条  中心的主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作,并完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。

（二）制订和组织实施学校档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。

（三）负责规划、协调全校档案工作，并负责对学校各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。

（四）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料。

（五）严格执行国家《保密法》和学校保密制度。

（六）开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。

（七）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作。

（八）负责组织学校专兼职档案人员的业务学习与培训。

（九）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（十）积极参加档案工作协作,开展档案学术研究和交流活动。

（十一）围绕学校中心工作，服从服务于学校发展大局。

第三章  档案队伍建设

第八条  学校档案工作人员列入学校事业编制。档案队伍包括专、兼职档案工作人员。

第九条  学校各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，应按国家有关规定执行。

第十条  专职档案干部素质要求

（一）档案部门配备中共党员、具有专科以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的专职档案干部。

（二）档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家方针政策，严格遵守《高校档案工作制度》，公正廉洁、严守党和国家机密。

（三）档案工作人员要爱岗敬业，忠于职守、埋头苦干，认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其他自然科学、社会科学方面的知识，熟悉本校历史和档案业务情况，全心全意为师生服务。

（四）档案工作人员属专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任制，各级领导要加强对档案干部的教育、培养和考核。

（五）档案人员调离或退休时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。

第十一条  兼职档案员的职责：

（一）配合中心宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及学校的档案工作规章制度。

（二）在本部门领导和中心的指导下，实施学校档案工作计划、规划。

（三）负责本部门、本专业产生形成的档案材料的收集积累、整理、移交和归档等工作。

第四章  经费、库房和设备

第十二条  学校档案工作所需经费应单独立项，按照有关的规定，列入学校预算，统筹解决。

第十三条  库房建设

学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为中心提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十四条  学校要有计划地为中心配置必要的存储和利用设备，实现档案管理的现代化。

第五章  档案保密

第十五条  为确保档案中国家秘密的安全，根据国家《保密法》和《档案法》及有关法规，特作如下规定：

（一）档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及法规和学院保密制度。

（二）档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部性质和密级以上的档案材料或内容。

(三)对不归档的密级文件（绝密、机密、秘密）材料和经档案鉴定领导小组鉴定、需要销毁的密级档案材料，必须登记造册，经主管档案工作的校领导批准后，由档案部门二名中共党员共同负责监销。

(四)尚未整理装订的密级档案材料，不得随意堆放，必须置放于档案柜内上锁妥善保管。

(五)严格执行档案材料的接收、整理、保管和提供利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员按程序办理移交手续；签订涉密人员离岗保密承诺书，明确脱密期限。

(六)涉密档案库房重地，非经管人员一律不得入内。

(七) 查阅属“密级”或“内部资料”档案材料，查阅者必须是上述档案的可阅范围人员，并经中心主任同意；必要时报请党办、校办主任审批后方可查阅。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。密级档案材料只限于在档案阅览室内查阅，并限定性地查阅申请中提及的内容，不得带出中心。

(八)因工作需要查阅纪检信访投拆件，须经纪委办公室负责人审批、中心主任同意后方可查阅。

(九) 按照保密工作相关规定，密级档案材料不外借，不复印，不摘抄。

第六章  文件材料的交接和归档工作

第十六条  建立健全档案材料的形成、积累、整理、定期归档和移交制度，确保各类档案材料归档完整、准确、系统。

第十七条  学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理（见本文第一章第三条），并纳入各部门管理人员的职责范围内。科研成果、基建工程和精密、稀缺、贵重设备开箱等项目进行鉴定、验收时，必须有中心或由中心委托有关部门兼职档案员（或指定人员）参加，对照归档材料进行审查验收，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予评奖。

第十八条  归档的文件材料应纸质优良，规格标准，书写工整，使用碳素墨水书写或电脑（激光）打印，照片、录像带、录音带等特殊载体档案，应具备图像、声像清晰，符合有关规范标准的要求。

第十九条  凡由学校各部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件交主办单位保存。

第二十条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位兼职档案员并由其转交给中心，集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，中心可通过征集、代管等形式进行管理。

第二十一条  中心要注意向境内外征集与学校有关的有保存价值的各种档案、资料。

第二十二条  对校内调动的人员，原所在部门有责任督促其必须办理文件移交手续后方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有中心签字，人事部门不予办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向中心清退档案材料。

第二十三条  各归档部门应在次年3月份前把上一年度应归档的文件材料移交给中心，移交时必须履行交接手续，填写好交接清册，一式二份，写明文件材料标题、页数、数量和移交时间，交接双方要签名或盖章。

第七章  档案的管理

第二十四条  档案的保管和保护

（一）学校各类档案都是学校的重要财富，由中心集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案据为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

（二）中心应不断研究和改进档案的保护条件，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。

第二十五条  档案的鉴定与销毁

中心根据《佛山科学技术学院各类档案归档范围和保管期限表》的要求，对档案进行鉴定。具体规定如下：

一、学校各类档案按其价值，参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《高校档案保管期限表》的规定，本校的“党群（DQ）、行政（XZ）、学生（XS）、教学（JX）、出版（CB）、外事（WS）、声像（SX）、已故人员（YG）及科研（KY11）、基本建设（JJ11）、招投标（ZTB）、产品生产（CP11）、仪器设备（SB11）、财会（CK11）、名人(人物)（MR/RW）的综合类的档案保管期限规定为永久、定期两类。永久为无限期保存；定期分为：30年、10年。科研（KY12）、基本建设（JJ12）、产品生产（CP12）、仪器设备（SB12）、实物档案（SW）档案保管期限规定为永久、长期、短期三种。长期为16—50年；短期为1—15年。财会档案（CK12-15）保管期限分为永久、定期二类。定期为5年、15年、25年三种。

（一）永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会需要长远利用的档案，列为永久保管。

（二）长期或30年：凡在相当长的时间内，学校需要查考利用的档案，列为长期或30年保管。它包括学校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学校工作有关的比较重要的文件材料。

（三）短期或10年：凡在短期内学校需要查考利用的档案，列为短期或10年保管。

二、在分管校领导的直接领导下，由中心以及有关的职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，负责对保管期限已满或已到达开放期限的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册后经分管校领导批准后，予以存毁。

三、需要销毁的档案，必须编制清单，报主管档案工作的学校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。

四、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。

第二十六条  档案的统计

（一）中心应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

（二）依照有关规定和要求，向上级档案局报送学校档案工作基本情况统计报表。

第八章  档案的开放与利用

第二十七条  中心设立供查阅档案资料的阅览室，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。中心遵循保管和利用的原则，对档案进行科学的分类、排架，编制必要的检索工具。档案利用工作由中心负责，任何部门或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不对外公布：涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的、档案形成单位规定限制利用的。档案利用必须遵循下列规定：

（一）学校各部门工作人员，因工作需要，可查阅有关档案资料。外单位有关人员，利用学校档案材料，须持单位介绍信（含查阅原因和内容）和本人工作证或本人身份证；利用学籍档案，还须持本人毕业证书或身份证。

（二）凡利用库藏档案，按规定填写《档案借阅登记簿》，利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。

（三）对查阅的档案，应严格保管，不得在文件、资料上打圈划道，不得拆卸及损坏。

（四）对查阅的档案应严格保密，不得将档案材料带离办公室，或给无关人员翻阅。未经允许不准私自抄录和复制。

（五）借阅档案，须出示有效证件并办理借阅手续。学校档案原则上不能外借，特殊情况下只借复制件；外借原件（包括建筑图纸、个人房产资料等）须办理如下手续：查阅人提供部门负责人签名的申请，经中心主任签名同意后提供，有必要时须经该申请部门的分管校领导签名审批；如涉及到学校的国有土地使用证和房地产权证原件借出时，须经校长签名审批，并严格限制原件的归还时间。

借阅校党委会记录必须经学校党委主要领导或党办负责人同意；借阅校领导办公会议记录，必须经学校行政主要领导或校办负责人同意。

（六）密级档案材料的利用参照第五章第(七)、(八)条。

（七）凡需出版或公布档案文件材料的，要经主管档案工作的校领导批准。

（八）凡违反借阅规定造成损失者，按《中华人民共和国档案法》和《关于实施<广东省档案违法行为处罚办法>的通知》处理。

（九）中心工作人员要熟悉库藏，主动提供利用，充分发挥档案的效益。

（十）中心应有检索工具和复制设备，为利用提供方便。

第二十八条  档案的编研和学术研究

（一）中心应加强编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版。参加学校信息网络整体化建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。

（二）编研的重要参考资料包括学校年鉴、沿革表，历任校领导职务名称及任免，学校各种基础数据汇编、重要专题档案汇编、重要会议简介等。

（三）中心对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时请有关部门或分管校领导审查。

（四）中心应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协作活动，并起重要作用。

第九章  档案库房管理

第二十九条  中心库房应有严格的管理制度，遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，学校为中心提供专用的、符合档案管理要求的档案库房；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理，消除安全隐患。

（一）档案库房的地点条件

1.档案库房宜设在楼房的中层（非地下或最高层）；

2.档案库房必须有铁闸、坚固的门窗（要有防盗网）、铁箱或铁柜，档案装具符合国家有关标准；

3.档案库房应有较好的“八防”条件。

（二）档案库房的标准

1.档案库房应与办公、阅览室隔开；

2.档案库房的面积要求：现有档案数量＋10年档案入库量－销毁档案数量；

3.库房柜架排列要求：档案柜架与墙壁保持一定距离（柜背与墙壁不少于10cm，柜侧不少于60cm），成行垂直于有窗的墙面摆设，便于通风保温，且能充分利用库房面积。

（三）库房的日常管理

1.保持地面、柜架、四壁和天花板的清洁卫生；

2.库房的温度控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45—60％，设置温湿度测量器和温湿度控制设备（吸湿机和空调机）。

3.定时测记库房温湿度，每天进行1次登记，每年进行一次综合分析。

4.新接收的档案要进行除尘等入库处理，每半年进行一次虫霉检查，发现虫霉要及时处理。

5.库房内严禁明火装置和存放易燃易爆物品，注意消防器材和电器线路的检查。

6.库房不宜采用自然光源，尽量避免太阳光、灯光直射档案。窗户应是茶色玻璃，也可用深色帘布遮光，灯光宜采用白炽光。

第十章  档案员岗位责任

第三十条  中心工作人员职责：

（一）认真执行国家和上级主管部门有关档案工作的指示、决定，认真执行和大力宣传《档案法》，努力提高广大教职工的档案意识。

（二）忠于职守，努力学习档案专业知识，不断提高专业技术水平和工作能力。

（三）督促和指导各职能部门按时做好文件材料的积累、收集和移交工作，努力完成收集任务，并在此基础上，依照《佛山科学技术学院档案实体分类编号方法》归档，保证案卷质量。

（四）熟悉库藏档案的成分与内容，根据需要编制档案检索工具，进行编研工作，积极主动提供档案资料，为学校各项工作服务。

（五）根据上级主管部门颁发的各项规范，结合学校实际，制定学校档案管理工作的各项规定和制度。

（六）积极搞好档案库房建设，做好“八防”工作，维护档案材料的安全。

（七）严格执行《保密法》，保守国家秘密。

第三十一条  校属各单位兼职档案人员的职责：

（一）在本单位领导的支持和中心的指导下，贯彻实施学校档案工作计划和各项规章制度。

（二）做好本单位在各项工作活动中形成的各种载体形式的文件材料的收集、整理工作。

（三）在中心工作人员的指导下，做好本单位形成的档案材料的归档工作，并按时向中心移交。

（四）负责对本单位保存的文件材料的保管和提供利用工作。

第十一章  档案人员考核与奖惩

第三十二条  中心应建立检查、考核和评估制度。

第三十三条  专兼职档案人员的奖惩与年度考核挂钩。

第三十四条  中心必须履行行政监督职能，对保护密级档案安全有功者、对在档案工作中有突出成绩者，提请学校给予表扬、奖励；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学校予以处理；对于违反《档案法》的行为，由学校根据《档案法实施办法》的规定予以处罚。并报广东省档案局和省教育厅备案。

第十二章  附则

第三十五条  本办法自发布之日起执行，佛山科学技术学院档案综合管理办法（佛科院办〔1998〕28号）、佛山科学技术学院档案工作保密实施细则（佛科院密字〔1998〕第4号）、佛山科学技术学院档案综合管理办法（佛科院档〔2015〕3号）同时废止；在本办法公布前学校其它各种规定与本办法有矛盾的，以此办法为准。

佛山科学技术学院

2023年6月 27日