关于2023年应归档案材料移交的通知

发布时间：2023-03-26

校内各部门：

  档案真实地记录学校发展历程，保存学校历史记忆，服务学校中心工作，是学校的宝贵财富。为确保学校档案及时、完整归档，根据《高等学校档案管理办法》、学校《档案综合管理办法》等相关规定，档案管理中心将开展2022年度学校应归档案材料收集工作，现就有关事项通知如下：

一、2022年度应归综合档案材料移交要求

1.把各类应归档文件材料（包括各部门、各二级学院的文件材料、空白试卷和学籍材料、已通过验收的基建和设备项目材料，财会、出版、外事类等材料）的原件和实物（包括集体在市厅级及以上获得的奖状、奖牌、奖杯和锦旗、纪念意义重大的赠品、留言册及墨宝等）交到综合档案整理室。地点：江湾校区图书馆四楼档案管理中心406室。其中：(1)校办党办、组织部、纪委办、宣传部、保卫处、工会、团委、人力资源处、国际合作与交流出、后勤处、离退休工作处、学报编辑部等部门形成的档案材料移交给黄少钰老师。联系电话：83961656，18033215885。（2）研究生学院、教务处、招生就业指导中心、实验室与设备管理处、国有资产管理处、计财处、成教处、基建处等部门的档案材料、实物以及各二级学院的空白试卷移交给王庆雨老师。联系电话：83960625，13928672139。

2.把科研材料及照片（含各学院纸质学生毕业照；各部门重要活动的纸质或数码照片等）、光盘、录音、录像等声像材料移交给综合档案查档室邓羽老师。地点：江湾校区图书馆一楼档案管理中心101室。联系电话：82983512。

3.各职能部门、学院部分重点移交的文字、实物档案清单见2023年职能部门、学院应重点移交的综合档案材料清单（附件）。

4.移交时间：请各部门、学院按照移交要求，把2022年度（2022年1月1日至2022年12月31日）应归档案材料整理好，填好一式二份的移交清单，集中在4月3日—7日期间移交到档案管理中心相关科室。

二、应归档人事档案材料移交要求

根据《佛山科学技术学院干部人事材料归档管理规定》（佛科院档［2017］4号）的要求，请各部门把应归档的人事材料整理好，从即日起预约时间，交到庞海燕老师处（江湾校区图书馆档案管理中心403人事档案室，办公电话：82771377）。重点收集部门为纪检、组织、统战部（纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定、查证核实材料、本人对处分决定的意见和检查交待材料等材料、处级干部年度考核表、为期两个月以上的培训材料、入党材料，加入或退出民主党派的材料、表彰材料、干部任免材料、干部试用期满审批表、出国（境）材料、代表会议材料等）、人事处（履历材料、处级以下年度考核材料、学历学位材料、职称或专业资格材料、反映科研学术水平材料、为期两个月以上的培训材料、表彰材料、工资材料、调动材料、退休材料、录（聘）用和辞职（退）材料等）。

三、本科生毕业论文、试卷等教学档案资料移交要求

各学院要提交本科生毕业论文、试卷等教学档案资料。根据《佛山科学技术学院本科课程考试工作管理的规定》(佛科院教[2017]46号文）第四十五条规定：教辅人员应以班为单位，按学生序号将试题（含答题册）以及参考答案及评分标准、成绩登记表、成绩分析表、试卷封面等一同装订成册。试卷封面由教务处统一印制，试卷封面信息（如学年、学期、学院、专业、年级、考试科目、任课教师、日期等）由任课教师或教辅人员填写。第四十六条规定：装订成册试卷为学校重要的教学档案，由学校档案中心统一存档、保管，有条件的二级学院也可以自行存档、保管。试卷的存档、保管期限为5年。

即日起请各学院先预约，把本科生毕业论文、试卷等教学资料交到江湾校区图书馆4楼档案管理中心404室。联系人：王庆雨老师。联系电话：83960625，13928672139。

附件：2023年职能部门、学院应重点移交的综合档案材料清单（具体见学校OA）

档案管理中心

2023年3月6日